海外駐在が決まった！いよいよ準備だ！
そう思ったのもつかの間、何から始めればいいのか、今やるべきことは何なのか…考えることが一気に増え、頭の中が整理できなくなるケースは少なくありません。
駐在準備が難しく感じる原因は、やることが多いからではなく、考える順番が見えていないことにあります。
本記事では、内示を受けた直後から渡航直前までを時間の流れに沿って整理し、「今は何を考え、何を進めるべきか」をわかりやすく解説します。
駐在準備は、内示を受けたらまず全体を見渡すことから
まずは全体像をつかむことから始めよう
駐在準備を始めようと思ったとき、ついビザや引き継ぎ、家族と相談、など個別の手続きが思い浮かび、手あたり次第着手してしまいそうになります。
しかし、そこでいったんストップ！効率よく準備を進めていくには、まず初めに全体を俯瞰し、どのような準備がありどんな順序で進むのかを把握するのがよいです。
全体像が見えていない状態では、「今やっていることが正しいのか」「他に急ぐべきことがあるのではないか」と不安が膨らみやすくなります。
まずは準備の地図を頭の中に描くことが重要です。
駐在準備には「決めること」と「やること」が混ざっている
準備の中には、先に判断しておかないと進まないものと、決まれば作業として進められるものがあります。
この2つが混ざったまま進めると、頭の中が整理できなくなります。
まずは「何を決める必要があるのか？」を意識することが、準備全体をスムーズにしてくれます。
時間の流れに沿って考えると、迷わず進められる
いつ何をするかを決めておくと、判断に悩まなくなる
準備を時系列で整理しておくと、「今は何を考えるべきか」が自然と明確になります。
判断が必要な段階と、決まったことを進める段階を分けて捉えられるため、迷いが生じにくくなります。
その結果、目の前の作業に集中しやすくなり、準備全体のスピードも安定します。
特に駐在準備のように複数の手続きが並行する場面では、この切り分けが大きな助けになります。
時間軸で整理すると、不安が減る
やるべきことを時間の流れに沿って並べるだけで、「今すべてを完璧にしなくてよい」と理解できます。
今やることと、後で対応すればよいことが分かれることで、心理的な負担は大きく軽減されます。
駐在準備では、実務的な大変さ以上に、この精神的な余裕が重要になります。
落ち着いて準備を進められる状態をつくること自体が、結果的にミスの防止につながります。
渡航3カ月前：準備の土台を整える
なぜこの時期に行うのか
渡航3カ月前は、駐在準備全体の方向性を決めるための重要な時期です。
この段階で前提条件を整理しておくことで、その後の準備を無理なく進められます。
特に会社のルールや駐在条件などは、早めに把握しておくことで判断の迷いが減ります。
準備の土台を固めることで、後工程での手戻りを防ぎやすくなります。
この時期にやるべきこと
- 会社の駐在ルールや条件の確認
- 渡航前スケジュール作成
- 家族帯同の有無の確認
- パスポート、ビザ取得準備開始
進める際の注意点
この時期は、情報を集めるだけで終わらせないことが大切です。
不明点があれば曖昧なままにせず、早めに確認し前提を明確にします。
判断に必要な情報がそろったら、結論を先延ばしにしないことも重要です。
土台が固まらないまま次の準備に進むと、後から修正が必要になってしまう可能性があります。
渡航前2カ月：具体的な手続きを進める
なぜこの時期に行うのか
渡航前2カ月は、決まった前提をもとに実務を進めやすい時期です。
判断がある程度そろっているため、複数の手続きを並行して進められます。
この時期に作業を集中させることで、後半の負担を軽減できます。
余裕を持って渡航するためにも、この段階で一気に作業を進めることが重要になります。
この時期にやるべきこと
- 必要な書類や証明書等の申請・取得
- 予防接種
- 引っ越し準備開始
- 渡航先での生活環境準備（主に金銭、保険など生活の基礎部分）
進める際の注意点
作業量が一気に増えるため、全体を把握しながら進めることが必要です。
一つひとつを丁寧に進めつつ、全体の進捗を定期的に確認します。
途中で条件が変わった場合は、影響範囲を整理してから対応すると混乱を防げます。
同時進行が増える時期だからこそ、常に整理された状態にしながら進めることが求められます。
渡航1カ月前：抜け漏れを防ぎ生活を仕上げる
なぜこの時期に行うのか
渡航1カ月前は、新しい準備を増やすよりも確認を重ねる段階です。
これまでに進めてきた内容を見直し、整えていくことで安心感が生まれます。
また生活のイメージを具体化することで、渡航後の混乱を減らせます。
準備を仕上げる意識を持つことが、この時期の大きなポイントです。
この時期にやるべきこと
- 本格的な日本側生活のクローズ作業
- 持ち物の最終判断
- 業務の引き継ぎ
進める際の注意点
だんだん時間がなくなってくる時期でもありますので、未完了の項目がないかを丁寧に確認することが重要です。
「後で対応する予定だったこと」が残っていないかを洗い出します。
この時期は気持ちが焦りやすいため、落ち着いて一つずつ確認します。
最終段階での見落としを防ぐことが、安心して出発できる状態につながります。
渡航直前：出発＆到着後を想定し最終確認
なぜこの時期に行うのか
渡航直前は、出発当日と到着直後をスムーズに迎えるための時期です。
ここでの確認が、移動中や現地到着後の負担を大きく左右します。
実際の動きを想定しながら準備を整えることで、余計な不安を減らせます。
落ち着いて出発するために、頑張っていきましょう。
この時期にやるべきこと
- 必要書類の最終確認
- 当日の動きの整理
- 到着後すぐ必要なものの確認
進める際の注意点
新しい準備は極力増やさず、確認に集中することが重要です。
必要な書類や持ち物がそろっているかは丁寧に見直すのがベターです。
また、渡航当日の流れを頭の中で整理しておくと、移動時の混乱を防げます。
長い準備の疲れも出てくる時期ですので、無理をせず体調管理にも意識を向けてくださいね。
まとめ
駐在準備を成功させる鍵は、早く動くことよりも正しい順番で考えることです。
内示を受けたら、まず全体を見渡し、時間の流れに沿って整理することで、準備がとても進めやすくなりますよ。
また以下では駐在準備でやるべきことを細かくチェックリスト形式で紹介しています。こちらもぜひ参考にしてくださいね！
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