アメリカ駐在を言い渡された直後、多くの人が同じ壁にぶつかります。
やることは山ほどあるのに、何から手を付けるべきかわからない…
情報を調べ始めるほど、かえって不安が増えてしまう…
この状態でいきなり準備を始めると、後からやり直しが発生したり、会社との認識違いに気づいたりして、結果的に時間や労力を余計に使うことになります。
この記事では、海外駐在が決まった直後から、準備を本格的に始めるまでの最初の1週間にやるべきことを、順番に整理して解説します。
この記事を読み終える頃には、次に何をすればよいかが整理され、落ち着いて駐在準備を進められる状態になりますよ。
海外駐在が決まった直後によく起きる混乱
やることが多すぎて何から手を付けるかわからない
駐在が決まると、ビザ、引っ越し、住居、保険、仕事の引き継ぎなど、同時に多くの話が動き始めます。
一つひとつの作業については理解できても、全体像が見えないまま進めると、
「これは今決めるべきことなのか」
「会社に確認してから動くべきなのか」
といった判断がその都度必要になり、手が止まりやすくなります。
やみくもに情報収集ばかりしてしまう
この段階でよくあるのが、情報収集の方向が定まらないまま情報収集だけを極端に進めてしまうことです。
前任者の話を聞いたり、赴任先の情報を集めること自体は、駐在準備の初期にとても有効です。
ただし、自分の条件や会社の方針が整理されていない状態で情報収集ばかりを進めてしまうと、本来は自分には当てはまらない話や、後で考えればよい内容まで気になってしまいます。
その結果、決めたつもりだった内容を後から見直す必要が生じたり、準備の順番を何度も入れ替えることになったりして、駐在準備全体の進みが遅くなってしまいます。
準備を始める前に整理すべき視点がある
最初の1週間は、海外駐在の準備全体を見渡し、進め方の土台を整える期間です。
この段階で準備の進め方が整理できているかどうかで、その後の動きやすさが大きく変わります。
準備を始める前に大事なのは、どの判断を先に行い、どの判断を後に回すかという順番を決めておくことです。
順番が決まらないまま動き出すと、前任者の話をもとに住居や引っ越しの検討を進めたあとで、会社の家賃上限や支援範囲を知り、すでに調べた内容をすべて見直すといった手戻りが起きます。
最初の1週間は具体的な手配を急ぐ時期ではなく、こうしたやり直しを防ぐために、会社が決めていること、期限を意識して判断すべきこと、自分が主体的に動く範囲を整理し、判断の順番を整える期間だと考えるとよいでしょう。
り、次のステップに落ち着いて進めるようになります。
最初の1週間でやるべきことの全体像
この1週間のゴールは準備を始められる状態になること
最初の1週間のゴールですべてを決め切る必要はありません。
大切なのは、「準備を進めるための前提が揃っている状態になること」です。
言い換えると、次の週から迷わず手を動かせるかどうか？がポイントです。
今すぐ動くことと後でよいことを分ける
海外駐在の準備を始めた直後は、すぐに決めなくても支障のないことと、先に整理しておかないと後の準備が進まなくなることが混在しています。
違いを意識せずに動いてしまうと、住居や生活用品の検討といった優先度の低い内容に時間を使い、会社条件や渡航までのスケジュール確認といった本来先に行うべき整理が後回しになります。
そこで次の章では、海外駐在が決まった直後の最初の1週間に、取り組むべきことを順番に説明します。
やること1：会社の駐在条件を整理する
会社のルールは最初に確認しよう
最初に行うべきなのは、会社が定めている海外駐在の条件を整理することです。
ここを把握しないまま準備を進めると、住居や引っ越しの検討を始めたあとで費用負担の範囲が判明し、考え直す必要が生じるといった手戻りが起こります。
全ての規定を細かくチェックするのは大変ですが、特に
- 会社がすでに決めていること
- 自分が判断しなければならないこと
を切り分けて把握することが重要です。
詳細は以下の記事で解説しています。実際に会社へ確認する段階になったら参照してくださいね。
後から認識違いが起きやすいポイント
海外駐在の条件を確認する際に特に注意したいのは、例外として扱われる条件です。
家賃の上限や引っ越し費用の負担範囲、一時帰国の条件は、一般的なケースだけを前提に判断すると、後から適用外だった！と判明することがあります。
こうした例外条件を見落とさないために、最初の1週間で確認した要点を一枚に整理し、会社の担当者にその内容で認識が合っているかを確認できる状態を作っておくと、その後の準備を進めやすくなります。
やること2：渡航までの大まかなスケジュールを描く
渡航時期は即仮決めしよう
渡航時期の目安が決まると、ビザ手続き、引っ越し、住居検討の順番と締切が決まります。
渡航時期が未定のままでは、業者に見積依頼を出すタイミングや、会社に確認すべき期限が判断できず、準備が具体化しません。
たとえば渡航が三か月後なのか半年後なのかで、先に動くべき手配が大きく変わります。
最初の1週間では、日付を確定させることよりも、会社から示されている赴任時期をもとに、仮の渡航時期を置くことが重要です。
ビザや引っ越しに影響する期限を意識する
駐在準備の中でも、ビザの取得と引っ越しは必要書類の準備や日程調整に時間がかかりやすい領域です。
期限を意識せずに進めると、後から急ぎの対応が増え、仕事の引き継ぎや生活準備とぶつかって負担が増えます。
たとえば引っ越し見積の依頼が遅れると、希望日に枠が取れず渡航直前に予定を組み替えることになってしまったり、ビザの申請が遅れると赴任日に間に合わないということもあります。（ビザが取れなくて赴任が遅れるケースはよくあるそうです）
最初の1週間では、渡航時期を起点に、重要事項の締め切りが確認できるスケジュールを作ってください。
スケジュール作成については以下で詳細な方法を紹介しています。
やること3：自分がやることと会社がやることを切り分ける
任せてよいことと自分で動くべきこと
海外駐在の準備には、会社が主導する作業と、本人が動かないと進まない作業が混在します。
役割が曖昧だと、担当者への確認が増えたり、相手の返事待ちで手が止まったりします。
たとえばビザは会社や外部専門家が管理していても、必要書類の提出や情報入力は本人対応になることが一般的です。
最初の1週間では、会社主導、本人主導、共同で進める項目を大きく分け、次に何を自分が進めるべきかが分かる状態を明確にするのがオススメです。
確認はまとめて行う方が準備は早く進む
駐在準備の過程では様々な確認事項が発生します。しかも相手も上司、人事、病院、役所、家族などと多岐にわたります。
確認事項が思いつくたびに連絡していると、やりとりの往復が増え、全体の進みが遅くなってしまいます。
確認すべき内容を一度整理し、まとめて聞くほうが、回答も集まりやすく次の判断に移れます。
特に準備開始直後は質問が多い時期ですので、質問をなるべく集約するよう心がけましょう。
やること4：書類や個人情報の準備状況を確認する
ビザ関連の準備を最優先に考える
海外駐在の準備では、多くの公的書類や証明書が必要になります。
パスポート、ビザ、国際免許、転出に関する手続き、場合によっては住宅や車を手放すための書類など、対応範囲は広くなります。
その中でも、最初に意識すべきなのがビザです。
ビザは申請から取得までに時間がかかり、必要書類の不備や追加提出が発生すると、全体のスケジュールに直接影響します。
最初の1週間では、どのビザが必要で、申請にどれくらいの期間が見込まれるのかを把握することが重要です。
他の書類準備はビザを起点に考える
ビザの準備が進むと、他の書類の準備時期も自然に決まってきます。
パスポートの有効期限、各種証明書の取得時期、国際免許の申請、転出に必要な書類は、ビザ申請の条件や渡航時期と連動します。
たとえば、ビザ申請のためにパスポート更新が必要だと分かれば、他の手続きよりも優先して対応できます。
最初の1週間では、ビザを起点にして他に必要になりそうな書類を一覧にし、準備の順番を整理してください。
やること5：現地生活の立ち上げを想像する
単身駐在を前提に考える
私のような独身者はもちろん、家族帯同を検討されている場合でも会社から「初駐在者は数カ月は単身で行ってね」と言われるケースが多いと思います。
したがって、たいていの人は渡航直後に一人かつ短期間で最低限の生活を整える必要があります。
これが結構大変で、通勤手段、買い物手段、住居周辺の環境が分からないまま準備すると、現地での立ち上げに余計な手間がかかります。
特に車社会の地域に赴任するのに電車やバスで生活するイメージを持っていると…地獄です。
今はGoogle Mapなどで日本にいながら海外の様子を把握することができますから、最低限居住候補地域・通勤・生活導線は地図で把握するとよいでしょう。
住居や引っ越しの考え方につなげる
生活のイメージは、荷物の判断と住居探しの基準に直結します。
生活用品が現地で揃えやすいのか、揃えにくいのかが分かるだけで、持ち物の優先順位が決まります。
この点は正直最初１週間にやらず、もう少し後に決めても問題ないですが、地図を見るならついでに考えるてもよいと思います。
やること6：お金の流れを把握しておく
立替や初期費用が発生するタイミング
海外駐在の準備では、立替や初期費用が発生する場面があります。
想定していない支出が続くと、精算手続きや資金繰りが負担になりかねません。
たとえば住居の初期費用や移動費が一時的に本人払いになり、精算まで時間がかかるケースがあります。
最初の1週間では、会社の精算ルールを確認し、立替の範囲をイメージしておくと、お金の心配が減りますよ。
準備段階で意識しておきたい点
この段階で必ずしも正確な金額を積み上げる必要はありません。
支出が何によって生じるか・いつ生じるかを把握しておくことが目的です。
また会社員であれば細かい出費は突発的に発生しても対応できるでしょうから、大きな支払いについて、発生しそうな項目とそれが会社負担か立替かを区分しておけば十分です。
やること7：仕事と準備を両立させる段取りを組む
引き継ぎと準備を同時に進める難しさ
駐在準備は、通常業務と引き継ぎの合間に進める必要があります。
時間が確保できないと、書類提出や不明事項の確認が遅れ、外部の手配も遅れます。
最悪の場合ビザが期日までに発行できない、引っ越しができない→着任できないといったことにもなりかねません。
そのため、駐在準備の時間を確保するということは本当に大切です。
最初の1週間では、引き継ぎの並行してどのように駐在準備の時間を確保するか考えてみてください。
準備時間を確保すること自体が準備になる
準備は時間があるときにやるでは進みません。
なぜなら、準備としてやることがあまりにも膨大だからです。
準備のための時間枠を事前に確保してしまうことで、作業を着実に前に進めることができます。
オススメなのは、あらかじめ準備の時間を予定として固定し、会社のスケジュール表に書いてしまうことです。
社内内示まではオープンにできないと思うので、非公開スケジュールにする、名前を「書類準備」などぼかす、などの工夫は必要ですが、ぜひやってみてください。
やること8：最初の1週間を次の準備につなげる
海外駐在の準備では、すべてを最初の1週間で決める必要はありません。
住居の細かい条件や生活用品の選定などは、会社条件や渡航時期が固まってから判断しても問題ない項目です。
この段階で重要なのは、今週決めることと後で決めることを切り分け、判断を先送りする項目を意識的に残しておくことです。
あわせて、会社の条件、担当者の連絡先、確認状況を一か所にまとめておけば、次の段階で個別の手配を連続して進められる状態が整いますよ。
まとめ
海外駐在が決まった直後の最初の1週間は、準備を進めるための土台を作る期間です。
焦る気持ちもあると思いますが、今はすべてを決め切るは必要ないと割り切っていきましょう。
会社条件を整理し、スケジュールの目安を置き、判断の軸を作る。
この手間を最初に済ませるだけで、その後の準備は驚くほど楽になりますよ。
ぜひ試してみてくださいね！
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